Ako dlho uchovávať doklady zamestnancov: Prehľad povinných lehôt
Pri vedení mzdového účtovníctva a spracovaní miezd je nevyhnutné dodržiavať zákonné povinnosti týkajúce sa uchovávania dokladov zamestnancov. Tieto povinnosti sa týkajú nielen fyzického, ale aj elektronického uchovávania dokumentácie. V nasledujúcom článku vám prinášame prehľad povinných lehôt na uchovávanie jednotlivých dokumentov, aby ste sa vyhli možným sankciám.
Prečo je dôležité uchovávať doklady správne?
Mzdové účtovníctvo je kľúčovou oblasťou každej firmy, ktorá zamestnáva pracovníkov. Správne uchovávanie mzdových dokladov a dokumentácie má nielen právny význam, ale tiež uľahčuje kontrolu a audit zo strany príslušných úradov, ako sú inšpektoráty práce, daňový úrad či zdravotné poisťovne.
Povinné lehoty na uchovávanie dokumentácie
1. Dlhodobé uchovávanie (nad 10 rokov)
Niektoré dokumenty je nutné uchovávať desiatky rokov, aby boli k dispozícii pri dôchodkových konaniach alebo iných dôležitých situáciách:
- Mzdové listy: 20 rokov
- Osobné spisy zamestnancov: 70 rokov (od narodenia zamestnanca)
- Evidencia o preškolení a získaní odbornej kvalifikácie: 10 rokov
- Nemocenské poistenie – dávky, prihlášky, odhlášky, zmeny: 10 rokov
2. Strednodobé uchovávanie (5–10 rokov)
Väčšina dokumentov spojených s mzdami a benefitmi má povinnú lehotu uchovávania 5–10 rokov:
- Výplatné listiny: 10 rokov
- Rodinné prídavky a materské príspevky: 5 rokov
- Prehlásenia k dani zo mzdy: 5 rokov
- Zrážky zo mzdy: 5 rokov
- Podklady k mzdám: 5 rokov
- Popisy pracovných činností: 5 rokov
- Dohody o vykonaní práce: 5 rokov
- Pracovná neschopnosť – evidencia, štatistika: 5 rokov
- Materská dovolenka a neplatené voľno – evidencia: 5 rokov
- Stravovanie zamestnancov – zabezpečenie: 5 rokov
- Bezpečnosť a ochrana zdravia pri práci: 5 rokov
3. Krátkodobé uchovávanie (do 5 rokov)
Dokumenty, ktoré majú význam hlavne na operatívne účely a kontrolu:
- Evidencia dochádzky: 3 roky
- Evidencia dovoleniek: 3 roky
- Dohody o hmotnej zodpovednosti: 3 roky (po strate platnosti)
Elektronické vs. fyzické uchovávanie
Dokumenty môžete uchovávať buď v papierovej forme, alebo elektronicky. V prípade elektronických dokumentov je nevyhnutné zabezpečiť ich ochranu proti zneužitiu, strate či poškodeniu. Zákony však vyžadujú, aby elektronické dokumenty mali rovnakú dôkaznú hodnotu ako fyzické, čo znamená napríklad elektronický podpis alebo časovú pečiatku.
Čo hrozí pri nedodržaní lehôt?
Nedodržanie povinných lehôt na uchovávanie dokumentov môže viesť k vysokým sankciám, strate dôležitých údajov a komplikáciám pri kontrole alebo súdnych sporoch. Preto je dôležité mať systém na organizáciu a pravidelnú kontrolu archivácie.
Záver
Správne vedenie a uchovávanie dokumentov zamestnancov je základným pilierom zodpovedného mzdového účtovníctva. Ak potrebujete pomoc so spracovaním miezd alebo optimalizáciou vášho systému archivácie, neváhajte nás kontaktovať. Naši odborníci na mzdové účtovníctvo sú tu pre vás!